Poziţionarea la şedinţă şi la întâlnirile de afaceri

articol publicat in revista Tonica

Şedinţa periodică este un chin? scapă de stress! Deşi nu pare, pentru ca o întâlnire să decurgă perfect, trebuiesc urmate doar câteva reguli simple, perfect logice şi uşor de reţinut.

Instinctual, de la începutul istoriei şi până acum lumea a înteles că poziţionarea la o şedintă de orice tip poate influenţa ambianţa, raporturile şi, desigur, rezultatele obţinute (vezi “masa rotundă a regelui Arthur”, stresul prin care trec organizatorii de nunţi la capitolul aranjat invitatii etc.).

articol publicat in revista Tonica

Şedinţa periodică este un chin? scapă de stress! Deşi nu pare, pentru ca o întâlnire să decurgă perfect, trebuiesc urmate doar câteva reguli simple, perfect logice şi uşor de reţinut.

Instinctual, de la începutul istoriei şi până acum lumea a înteles că poziţionarea la o şedintă de orice tip poate influenţa ambianţa, raporturile şi, desigur, rezultatele obţinute (vezi “masa rotundă a regelui Arthur”, stresul prin care trec organizatorii de nunţi la capitolul aranjat invitatii etc.).

Trebuie să ştim că, în funcţie de ceea ce dorim să obţinem, putem să ne alegem scaunul pe care să ne aşezăm la şedinţă. De exemplu, dacă vrem să părem un membru important al echipei, este bine să ne asezăm pe partea opusă a mesei faţă de pozitia şefului, dar având grijă să nu fim chiar vis a vis de el ci un pic lateral deoarece, conform sociologului englez Ralph Drurz, persoanele care discută faţă în faţă sunt tentate să se contreze.

Pe de alta parte, dacă dorim ca şeful să ne perceapă, in mod inconştient, ca pe mâna lui dreaptă, ideal ar fi să ne aşezăm pe scaunul din dreapta lui.

Nu ai reuşit să îndeplineşti cu succes (sau deloc) ultima sarcină trasată de şeful tău? Uite un pont pentru ca la următoarea întâlnire să nu fi luată la întrebări în faţa tuturor colegilor: aşează-te la minim trei scaune depărtare de el, de aceeaşi parte a mesei. Va fi obligat să-şi sucească gâtul pentru a se uita la tine, lucru total incomod, şi astfel va renunţa la orice încercare.

Trecând mai departe, de la şedinţe la întâlnirile de afaceri, situaţia se schimbă, terenul devine sinuos. În funcţie de locaţie, există trei tipuri de întâlniri: pe teren propriu, pe teren “advers” şi pe teren neutru.

Pe teren propriu avem avantajul de a putea profita de ospitalitatea care ne obligă să ne aşezam după ce vizitatorii s-au aşezat. Dacă vizitatorii sunt mai mult de doi, aşează-te alături de şeful tău pe una dintre laturile mesei, faţă în faţă cu vizitatorii. În acest fel, discuţiile se poartă competitiv chiar dacă există şi aici riscul de a stimula agresivitatea. Ţine cont de faptul că pentru negocieri, în cazul în care adversarul este unul singur, acesta va fi plasat la mijloc, singur, pe latura mare a mesei iar tu şi şeful tău vă veţi aşeza faţă în faţă, fiecare la câte un capăt al mesei. Adversarul se va simţi în acest fel prins la mijloc iar lucrul acesta îl va obosi şi îl va irita şi toate acestea vor conduce la slăbirea atenţiei acestuia.

Pe teren “advers” vom incerca să ne poziţionăm în acelaşi fel ca pe teren propriu, având întâietate ca oaspeţi. Amintiţi-vă că o persoana poate protesta dacă este plasată la masă într-o poziţie care nu-i este favorabilă numai dacă-şi justifică protestul într-un mod elegant.

Pe teren neutru, în funcţie de scopul întâlnirii, vom incerca să respectăm aceleaşi reguli de mai sus. In acest caz, părţile sunt pe acelaşi picior, nemaiexistând avantajul terenului propriu sau dezavantajul deplasării.

Importante vor fi întotdeauna câteva aspecte. Poziţiile ocupate trebuie să permită comunicarea între membrii aceleaşi echipe, sursele perturbatoare creează avantaje sau dezavantaje egale iar spaţiul disponibil trebuie să permită manipularea documentelor.

De un lucru puteţi fi sigure, scopul scuză mijloacele” de aşezare”. Dacă doriţi o cooperare armonioasă la şedintă, participanţii trebuiesc aşezaţi confortabil iar o ambianţă pozitivă trebuie deasemenea creeată. Pe de altă parte dacă doriţi intimidarea “adversarului” şi slăbirea atenţiei acestuia amplasarea la masă trebuie facută în consecinţă.