Payroll. Costuri şi calitate în outsourcing

Cu departamentele de salarizare sub presiune constantă, într-o încercare neobosită de a reduce costurile şi de a îmbunătăţi eficienţa, ne punem întrebarea dacă una din soluţiile inteligente şi câştigătoare ar fi externalizarea (outsourcing-ul) serviciului de payroll.

În balanţa calitate servicii – reducere costuri, toate organizaţiile caută să facă îmbunătăţiri atât pe termen scurt şi pe termen lung. Aceştia au de cântărit diverse soluţii până la găsirea combinaţiei corecte. Sunt paşi şi strategii care trebuie analizate cu mare atenţie înainte de a aborda schimbarea.

Cu departamentele de salarizare sub presiune constantă, într-o încercare neobosită de a reduce costurile şi de a îmbunătăţi eficienţa, ne punem întrebarea dacă una din soluţiile inteligente şi câştigătoare ar fi externalizarea (outsourcing-ul) serviciului de payroll.

În balanţa calitate servicii – reducere costuri, toate organizaţiile caută să facă îmbunătăţiri atât pe termen scurt şi pe termen lung. Aceştia au de cântărit diverse soluţii până la găsirea combinaţiei corecte. Sunt paşi şi strategii care trebuie analizate cu mare atenţie înainte de a aborda schimbarea.

Atunci când vine vorba de a măsura performanţa în payroll, managerii de resurse umane pot contesta premizele „tradiţionale”. Abordarea costului implicat comparativ cu calitatea serviciului îi pot face pe aceştia să măsoare performanţa şi prin prisma externalizării. Pentru a conduce în jos costurile, organizaţiile sunt sfătuite să evalueze, de la caz la caz, costul cu instrumetele şi resursele pe care le au în acest departament. Ceea ce se urmăreşte nu ţine doar de reducere cost sau eficienţă ci şi de minimizarea oricărui risc. Manageri de resurse umane şi salarizare analizează în linii mari opţiunile lor de software şi serviciile pe care le execută, resursele umane implicate, apoi compară cu ceea ce presupune outsourcing-ul. Costul efectiv poate fi mai ridicat dar nu neapărat. Acest cost însă, într-un interval de timp relativ scurt, se va amortiza.

Pe termen lung, externalizarea aduce o serie de beneficii:

• creşterea productivităţii şi eliminarea întârzierilor. Companiile care oferă aceste servicii dispun de soft-uri performante, complexe şi personalizate după nevoile clientului.
• reducerea riscurilor, transferul responsabilităţilor. Piaţa este într-o continuă schimbare, legislaţia se modifică des şi de multe ori fără multă mediatizare dar, odată externalizat acest serviciu, departamentul de resurse umane va transfera responsabilitatea legislativă companiei externe.
• concentrarea departamentului de resurse umane pe activităţi cu valoare adăugată ridicată. Acesta se va concentra pe o gamă mai largă de activităţi cu valoare adăugată mare, în timp ce detaliile operaţionale sunt lăsate în seama companiei externe. Sunt organizaţii care apelează la outsourcing de payroll deoarece diferite tipuri de activităţi necesită o mare parte din timpul şi atenţia conducerii companiei. Uneori, problemele generate de astfel de activităţi se blochează la nivelul middle managementului. Acest lucru generează pierderi financiare care afectează viitorul companiei.
• eliminarea costurilor ascunse (licenţe şi mentenanţă software, actualizări legislative, personal IT implicat).
• creşterea confidenţialităţii. Transferul şi accesul la date este securizat, cu drepturi restrictive de accesare, care conferă siguranţa şi confidenţialitatea informaţiilor.
• acurateţea informaţiilor. Externalizarea oferă siguranţa corectitudinii calculului salarial şi a raportărilor către autorităţile statului dar şi date coerente, corecte, obţinute rapid pentru orice analize de management. Fiecare evaluare a eficienţei în salarizare ar trebui să includă o analiză cost/beneficiu. Aceste servicii de outsourcing nu sunt neapărat soluţiile potrivite oricărui tip de organizaţie. Poate fi însă pentru companiile care se concentreză pe:
• aspectele-cheie ale afacerilor pe care le desfăşoară şi pe activitatea generală a organizaţiei ori pe alte activităţi importante din cadrul departamentului de resurse umane;
• reducerea costurilor de organizare şi management ale departamentului de resurse umane;
• monitorizarea mai atentă a cheltuielilor destinate unor activităţi administrative.

Datorită acestor motive dar şi a cererii cu trend ascendent, în ultimii ani, s-au dezvoltat pe piaţa din România multe companii care oferă aceste servicii de externalizare. Aşadar, fiecare organizaţie îţi va alege soluţia câştigătoare, după caz şi nevoie. Oricare ar fi ea.