Externalizarea serviciilor, umbrela de vreme rea în timp de criză?

Criza pe care o traversăm e una fără precedent (din foarte multe motive, inclusiv faptul că nu se supune ciclicității obișnuite a crizelor din economie, ea depinzând în principal de evoluția unui factor extern economiei, care ține de sănătatea publică). Așadar, pentru majoritatea companiilor e foarte dificil în prezent să planifice pentru viitor, deoarece evoluția piețelor în acest an (și probabil următorii 2-3) va fi extrem de imprevizibilă.

Scăderea de venituri însă, e evidentă la majoritatea companiilor, ceea ce pune o presiune suplimentară pe costuri și determină companiile, în cele mai multe cazuri, să recurgă fie la concedieri fie la renegocieri de contracte cu furnizori sau chiar la renunțarea la anumite servicii.

Criza pe care o traversăm e una fără precedent (din foarte multe motive, inclusiv faptul că nu se supune ciclicității obișnuite a crizelor din economie, ea depinzând în principal de evoluția unui factor extern economiei, care ține de sănătatea publică). Așadar, pentru majoritatea companiilor e foarte dificil în prezent să planifice pentru viitor, deoarece evoluția piețelor în acest an (și probabil următorii 2-3) va fi extrem de imprevizibilă.

Scăderea de venituri însă, e evidentă la majoritatea companiilor, ceea ce pune o presiune suplimentară pe costuri și determină companiile, în cele mai multe cazuri, să recurgă fie la concedieri fie la renegocieri de contracte cu furnizori sau chiar la renunțarea la anumite servicii.

Una din prioritățile oricărei companii, într-un astfel de context, este să-și reducă cât mai mult costurile fixe, în principal cele care nu au legătură directă cu core business-ul, cu domeniul în care activează, menținându-și o structură de cost cât mai flexibilă și a cărei variație să fie, cât mai mult posibil, într-un raport direct proporțională cu creșterea sau scăderea veniturilor.

În acest context, două dintre soluțiile aflate la îndemâna oricărei companii sunt:

• externalizarea serviciilor suport pentru business
• flexibilizarea structurii de personal și a relațiilor de muncă

Care sunt provocările serviciilor internalizate?

În vremuri de creștere, companiile au tendința de a-și internaliza o serie de servicii (pentru a le avea mai bine “sub control”, dar și din nevoia de reacție foarte rapidă). Din categoria asta fac parte cel mai adesea servicii de IT, de contabilitate, juridice, de resurse umane, marketing și PR, servicii de call-center sau de transport, etc.

În fapt asta generează organizațiilor 2 provocări suplimentare:

• un cost fix mai mare, și care nu variază în funcție de modul în care funcționează business-ul (de exemplu un cost intern de contabilitate nu e variabil în cazul unei scăderi de activitate, dar e variabil atunci când acest serviciu este externalizat, și scade sau crește în pas cu veniturile companiei),
• un nivel de calitate mai scăzut (de exemplu un serviciu de branding și PR intern destul de rar este mai bun calitativ decât un serviciu de același tip externalizat către o companie de specialitate). De altfel, în general, un serviciu intern, care nu are legătură cu core-business-ul companiei exterm de rar poate avea același nivel de calitate ca un serviciu externalizat, unde acel tip de activitate e chiar “core-business” pentru furnizorul respectiv, deci nivelul de know-how, expundere și experiență sunt incomparabil mai mari.

Ce putem face?

Soluția simplă și corectă, mai ales pentru o companie aflată în criză, este să-și mențină intern doar funcțiunile suport care sunt direct legate de obiectul propriu de activitate și-să externalize orice alt serviciu care nu e legat direct de core business.

În felul ăsta compania câștigă de 3 ori:

• Se poate concentra mult mai bine pe activitățile principale – outsourcingul poate elibera compania de o serie de constrângeri, permițând echipei manageriale să se concentreze pe task-urile principale și pe strategia de viitor.
• Își crește eficiența - prin outsourcing compania își reduce costurile fixe și totodată își flexibilizează o mare parte din structura de costuri în corespondență cu evoluția veniturilor; nu în ultimul rând compania are un mult mai bun control al costurilor și riscurilor
• Își crește calitatea serviciilor - prin acces la un know-how superior și specializat, pe care altfel nu și l-ar putea permite

Cum rezolvăm provocarea variației numărului de oameni?

Pe lângă serviciile suport, un alt cost considerabil al companiilor este cel cu resursele umane. Este resursa care aduce cea mai importantă valoare adăugată companiei, dar care în același timp generează și cele mai multe îngrijorări antreprenorilor și managerilor, mai ales în situații dificile. Una din provocările majore de care se lovesc companiile, mai ales în perioade de criză sau de creștere accelerată, sunt variațiile de personal determinate de variațiile de volume de activitate. Acestea sunt foarte greu de gestionat cu o structură de personal inflexibilă.

Evident, și atunci când vorbim despre personal, menținerea unei echipe fixe, stabile și cu standard ridicat de calitate pe toate funcțiunile critice și în raport cu volumele stabile și predictibile de activitate este esențială. Dar pentru partea variabilă a activității există și în acest caz soluții de externalizare. Una din ele, destul de simplă și la îndemâna oricui este leasingul de personal.

Atunci când nu știi cum vor evolua lucrurile și de câți oameni vei avea nevoie în perioada următoare, leasingul de personal poate fi plasa de siguranță perfectă în materie de gestionare a efectivului de angajați. El îți permite să te adaptezi rapid la variația volumului de activitate, fără a fi blocat pe termen lung într-un cost de personal pe care să nu-l poți susține atunci când apar scăderi bruște în piață.

Oursourcingul, o soluție potrivită indiferent de dimensiunea companiei

Toate aceste lucruri sunt foarte bine puse în practică și folosite la scară largă de companiile mari, fiind unul din trendurile principale ale ultimilor ani. Dar ele rămân în continuare una din marile provocări ale companiilor mici și mijlocii, încă blocate într-un mod tradițional de a face business, centrat pe “control” și pe o nevoie excesivă de a avea cât mai multe activități în interiorul firmei.

Iar până în prezent, o barieră majoră la externalizarea serviciilor a constituit-o nevoia de “a avea toți oamenii sub ochi”, preferabil în propriile noastre companii sau chiar în propriile noastre birouri. Dar criza asta ne-a demonstrat, mai mult ca oricând, că nu putem controla circumstanțele, că niciodată nu putem avea toate lucrurile în totalitate sub control și totodată că ne putem gestiona foarte bine activitățile de la distanță, fără să avem oamenii din echipă în imediata noastră proximitate. Indiferent că vorbim de cea fizică sau de cea juridică.

Așa că azi externalizarea devine mai mult ca oricând o soluție la îndemâna oricui.

Ce trebuie totuși să țină cont o companie care decide să externalizeze servicii?

• calitatea furnizorilor aleși va avea impact direct în calitatea serviciilor pe care, la rândul lor, le prestează clienților
• externalizarea aduce o scădere de costuri, dar criteriul cost nu trebuie să fie singurul avut în calcul la alegerea furnizorului de servicii: un mixt corect între preț și calitate e cel mai adesea pariul câștigător
• ca în orice domeniu, în domeniul serviciilor suport chimia dintre client și furnizor e foarte importantă în succesul colaborării. Alegeți furnizori cu care să împărtășiți aceleași valori și aceeași filosofie de business. Asta vă va ajuta să creșteți împreună, să sărbătoriți împreună reușitele, dar și să vă fiți alături și să vă sprijiniți reciproc în momente dificile.