Digitalizarea relațiilor de muncă, de la necesitate la realitate

În ultima perioadă, s-a tot vorbit de digitalizarea relațiilor de muncă, un pas mai mult decât necesar, având in vedere contextul actual. După un proiect de lege care prevedea intenția de digitalizare a relațiilor de muncă, a ieșit la „lumină” și actul legislativ, mai exact e vorba despre Ordonanța de Urgență nr.36 din 05.05.2021, prin care se completează Legea nr. 53/2003 – Codul muncii.

Ce prevede această ordonanță pe parte de digitalizare?

• la încheierea contractului individual de muncă/actului adițional la contract, părțile pot opta să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului (în acest caz, părțile vor trebui să utilizeze în executarea contractului individual de muncă același tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau semnătura electronică);
• angajatorul poate utiliza această semnătură electronică pentru întocmirea tuturor documentelor din domeniul relațiilor de muncă în relația cu angajatul, dar și în relația cu instituțiile publice pentru întocmirea documentelor din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă;
• documentele din domeniul relațiilor de muncă semnate electronic se arhivează de către angajator cu respectarea prevederilor legale privind arhivarea documentelor și vor fi puse la dispoziția organelor de control competente;
• forma scrisă a înscrisurilor se consideră îndeplinită și dacă înscrisul este întocmit în formă electronică și este semnat cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului;
• angajatorul are obligația de a informa persoana selectată în vederea angajării ori salariatul, cu privire la procedurile privind utilizarea semnăturii electronice;
• angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării sau salariatul să utilizeze semnătura electronică, dar poate suporta cheltuielile pentru achiziționarea semnăturilor electronice.

Ordonanța aduce noutăți si pe parte de telemuncă, astfel că prin această ordonanță se fac completări și la Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activității de telemuncă, dar și la Legea nr. 319/2006 privind securitatea și sănătatea în muncă

Ce prevede această ordonanță pe parte de telemuncă?

• condiționarea de a exista minim 1 zi pe lună în care telesalariatul să își îndeplinească atribuțiile în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator s-a abrogat;
• angajatorul este în drept să verifice activitatea telesalariatului în principal prin utilizarea tehnologiei informației și comunicațiilor;
• obligativitatea specificării locului desfășurării activității de telemuncă în contractul individual de muncă s-a abrogat;
• angajatorul are obligația să asigure condiții pentru ca telesalariatul să primească o instruire în domeniul securității și sănătății în muncă, în special sub formă de informații și instrucțiuni de lucru privind utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare;
• telesalariatul are obligația să respecte și să asigure confidențialitatea informațiilor și documentelor utilizate în timpul desfășurării activității de telemuncă (această obligație îi revine si salariatului cu muncă la domiciliu);
• dovada instruirii în domeniul securității și sănătății în muncă poate fi realizată în format electronic sau pe suport hârtie, funcție de cum se va prevede în regulamentul intern (în cazul folosirii variantei în format electronic, dovada instruirii trebuie să fie semnată cu semnătură electronică).

Deși digitalizarea relațiilor de muncă se impune ca si necesitate, prevederile prezentei ordonanțe referitoare la semnătura electronică par destul de greoaie, costisitoare și necesită mult timp pentru implementare. Astfel că suntem în așteptarea normelor metodologice pentru o mai mare claritate, norme care ar trebui să apară în maxim 60 de zile de la intrarea în vigoare a actului normativ mai sus menționat.