De ce să apelăm la o firmă de contabilitate?

De ce să apelăm la o firmă de contabilitate?

Orice afacere, de la înfiinţare şi pe tot parcursul desfășurării activităţii, implică multe decizii importante, vitale, de natură juridică, fiscală şi contabilă, care pot face diferenţa între o afacere profitabilă şi una neprofitabilă.

La nivel mondial tendinţa întreprinderilor este de externalizare a serviciilor, aceasta oferind mai mult timp pentru desfăşurarea activităţii oamenilor din echipele de conducere şi reducând substanţial costurile pentru realizarea obiectivelor societății respective.

Din punct de vedere al dimensiunii afacerii sale, un întreprinzător, o firmă, poate opta în ceea ce priveşte organizarea şi conducerea contabilităţii la un profesionist contabil, la o firmă specializată în servicii contabile sau, de ce nu, chiar la o combinaţie optimă între cele doua variante.

De ce să apelăm la o firmă de contabilitate?

Orice afacere, de la înfiinţare şi pe tot parcursul desfășurării activităţii, implică multe decizii importante, vitale, de natură juridică, fiscală şi contabilă, care pot face diferenţa între o afacere profitabilă şi una neprofitabilă.

La nivel mondial tendinţa întreprinderilor este de externalizare a serviciilor, aceasta oferind mai mult timp pentru desfăşurarea activităţii oamenilor din echipele de conducere şi reducând substanţial costurile pentru realizarea obiectivelor societății respective.

Din punct de vedere al dimensiunii afacerii sale, un întreprinzător, o firmă, poate opta în ceea ce priveşte organizarea şi conducerea contabilităţii la un profesionist contabil, la o firmă specializată în servicii contabile sau, de ce nu, chiar la o combinaţie optimă între cele doua variante.

Criteriile care fac diferenţa între alegerea unei firme de contabilitate sau a unui contabil sunt sintetizate mai jos:

a) Cheltuielile aferente serviciilor de contabilitate

Investiţiile suplimentare sunt indispensabile pentru ca activitatea contabilului angajat să se desfăşoare în cele mai bune condiţii. Acestea includ cursuri de pregătire profesională, abonamente la reviste de specialitate, achiziţia de echipamente şi consumabile specifice, deplasări la instituţiile statului. Pentru o firma resursele necesare sunt limitate, iar cele 8 ore de program de multe ori nu sunt suficiente şi pentru autoinstruire.

În cazul alegerii unei firme de contabilitate, toate aceste cheltuieli sunt eliminate, acestea fiind incluse în tariful serviciilor de contabilitate prestate firmei beneficiare. De asemenea, cunoaşterea permanentă a legislaţiei şi a reglementărilor legale, instruirea personalului şi participarea la cursuri de legislaţie este un obiectiv principal al acestora, instrumentul principal de lucru în cazul firmelor de contabilitate fiind codul fiscal şi normele codului fiscal.

b) Specializarea, experienţa, calificările şi profesionalismul

În cadrul firmei de contabilitate, personalul are experienţa necesară pentru a îndeplini sarcinile agreate prin contract şi anume menţinerea relaţiilor cu autorităţile statului, cu organismele de control financiar – fiscal, aplicarea noutăţilor legislative pe probleme specifice, adaptarea procedurilor contabile la noutăţile legislative, gestionarea situaţiilor de criză şi a termenelor limită, identificarea tehnicilor de maximizare a profitului.

În cazul alegerii unui contabil angajat trebuie ca acesta să aibă experienţă financiar-contabilă pe domeniul de activitate al firmei întreprinzătorului, fiind astfel foarte importantă experiența acumulată la locurile anterioare de muncă. Acest lucru este important întrucat fiecare domeniu de activitate CAEN are particularităţile sale în ceea ce priveşte evidenţa contabilă.

c) Economisirea timpului

Timpul alocat de administratorul afacerii în vederea recrutării, intervievării, pregătirii şi instruirii personalului propriu poate fi eliminat în cazul în care acesta decide să apeleze la o firmă de contabilitate. Aceasta are deja o echipă formată din profesionişti care pot oferi clienţilor datele financiare şi fiscale absolut necesare oricărui manager, astfel încât acesta să se poată concentra pe activităţile principale ale firmei fără a fi distras de alte sarcini.

d) Responsabilitatea

Conform legii contabilităţii, administratorul are răspunderea legală pentru activitatea financiar-contabilă a societății, împreună cu directorul economic şi cu personalul din subordine. Erori la nivelul înregistrărilor contabile sunt inerente, sarcinile şi responsabilităţile contabilului în general fiind limitate la cele menţionate în fişa postului, iar munca acestuia fiind divizată între mai mulţi angajaţi ai departamentului financiar-contabil. Apare astfel posibilitatea ca în timp contabilul să piardă imaginea de ansamblu asupra activităţii firmei şi în cele din urmă asupra eficientizării proceselor economice.

Într-o firmă de contabilitate se lucrează în echipe specializate pe domenii stricte astfel încât eficienţa este maximă. Înregistrarea, manipularea, gestionarea şi înregistrarea sarcinilor zilnice de contabilitate se fac în concordanţă cu respectarea standardelor profesionale şi reglementarilor legale.

e) Confidenţialitatea datelor

Acesta este de asemenea aspect foarte important, deoarece poate apare riscul scurgerii de informaţii către concurenţă. Acest risc apare de asemenea şi atunci cand alegi să angajezi un contabil, însa ţine foarte mult de etica fiecărei persoane. Riscul este mult mai mic în cazul firmelor de contabilitate, deoarece aici există reguli de conduită mult mai stricte şi sunt condiţii de confidenţialitate stipulate în contract. Mai mult, în relația cu firma de contabilitate, responsabilitatea respectării clauzelor de confidențialitate revine acesteia, nu unei persoane fizice, care odată plecată din firmă este mult mai greu de urmărit din punct de vedere legal, în cazul nerespectării confidențialității.

Aşadar demersul în alegerea unui contabil angajat sau a unei firme de servicii contabile este important pentru orice întreprinzator, pentru orice afacere. În ambele cazuri întreprinzatorul îşi doreşte să aibă alături un partener, un colaborator sau un sfătuitor de încredere care să îşi îndeplinească sarcinile impecabil şi cu responsabilitate.

Contabilitatea firmei este poate cel mai important lucru pentru sănătatea unei afaceri. Fie că sunteţi un mic întreprinzător sau o companie dezvoltată, apelând la serviciile unei firme de contabilitate şi consultanţă în domeniile contabil, fiscal, juridic şi resurse umane beneficiaţi de o serie de avantaje de ordin economic, financiar şi managerial.

Evident, cele mai recomandate sunt firmele care oferă servicii integrate în domeniile contabil, fiscal, juridic şi resurse umane. Prin aceste servicii integrate, firmele nu mai sunt expuse riscului de a afla neconcordanţe între ceea ce se declară/inregistrează la Registrul Comerţului sau ITM şi între serviciul de contabilitate care trebuie să raporteze toate aceste modificări într-un anumit termen către autorităţile fiscale.